クラウドPBX「導入」の基本を全解説！必要なもの・流れ・費用も【お役立ち情報】 | OFFICE110

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クラウドPBX「導入」の基本を全解説！必要なもの・流れ・費用も

「クラウドPBX」を導入するにあたり、以下のような不安をお持ちの企業の担当者様は必見！

本記事では、まずは絶対に正しく理解しておくべき「クラウドPBX」の基本やメリット・デメリットを、初心者向けにわかりやすく解説します。

さらにクラウドPBXの導入に必要なものや具体的な流れ、費用目安、企業の実際の成功事例もご紹介するため、最後まで読むと導入の具体的なイメージが湧くでしょう。

クラウドPBXが自社に向いているのか徹底的に知りたい方や、なるべくコストを抑えて導入したい方は、ぜひ最後までご覧ください。

クラウドPBXとは？まずは基礎知識を解説

初めに、クラウドPBXを導入する前に必ず押さえておくべき「基礎知識」を解説します。

クラウドPBXの特徴をはじめ、従来とのビジネスフォンとの違いも図解を交えてご紹介するため、まずは正しく理解して読み進めていきましょう。

クラウドPBXの特徴

クラウドPBXとは、従来オフィスに設置していたPBX（主装置）をクラウド化することで、インターネット回線を介して、内線・外線通話や転送などの電話機能を利用できるシステムです。

従来のビジネスフォンの場合、社内に設置した主装置に各電話機を有線接続しなければならず、電話業務はオフィスに縛られていました。

しかしクラウドPBXならクラウド上に主装置（PBX）の機能を構築するため、クラウドを活用した場所を問わない電話業務が可能に。

つまりインターネットに接続できれば、どこにいても会社番号を使っての発着信や、離れた社員同士でも無料で内線通話ができるようになります。

またクラウドPBXなら、社員のスマホやPC、タブレットを使って電話業務ができるため、テレワークなどの柔軟な働き方に最適だと言えるでしょう。

従来のビジネスフォンとの違い

では次に、クラウドPBXと従来のビジネスフォンの違いを3つの観点から詳しく解説します。

①設置工事の費用と手間

従来のビジネスフォンは、主装置や固定電話の設置、大がかりな配線工事が必要でした。

しかしクラウドPBXでは、主装置や電話機の設置、それに伴う配線工事が不要のためスピーディかつ低コストで導入できます。

②内線通話機能（スマホの内線化）

クラウドPBXの特徴としては、オフィス以外の離れた社員同士での内線通話が可能となるため、外出先やテレワークでもやり取りが可能です。

いままで社内でしか使用できなかった内線通話が、どこからでもつなげられるため、通話業務の簡略化や効率化につながるでしょう。

③月額費用

クラウドPBXは従来のビジネスフォンと比べて、初期費用が圧倒的に安く済みますが、月額制のサービスのためランニングコストがかかります。

なおクラウドPBXについて詳しく知りたい方は、以下の記事もご参照ください。

【完全版】クラウドPBXとは？機能・料金・メリットデメリット解説

クラウドPBXを導入するメリット・デメリット

次に、クラウドPBXのメリット・デメリットについて解説します。

メリット・デメリットをしっかりと理解したうえで、自社の電話業務に適しているかどうかをチェックしましょう。

クラウドPBXを導入するメリット

クラウドPBXを導入する主なメリットを、2つ厳選してご紹介します。

メリット①場所を問わず会社番号で受発信できる

クラウドPBXであれば、インターネットにつながりさえすれば、場所を問わずどこでも会社の電話番号で受発信できます。

そのため、担当者の外出が多い企業やテレワークを導入している企業は、大いに利便性を感じられるでしょう。

外線・内線のそれぞれの強みを活用すれば、社員が電話の待機や発信のためにオフィスに縛られることがなくなり、ビジネスの生産性が大いに高まります。

メリット②初期費用や通話料を削減できる

クラウドPBXは月々の利用料金がかかりますが、初期費用を大幅に抑えられるのがメリットです。

クラウドPBXでは、電話機の購入、法人携帯の導入や複雑な配線工事が不要です。

さらに、従来型のビジネスフォンに比べて通話料が安く、離れた拠点間でも内線化できます。

例えば、離れた場所にいる社員とも内線で通話が可能で、社員同士であれば例え相手が外国にいても無料で内線通話できます。

テレワーク社員や海外勤務者との連絡もすべて無料なのは、うれしいメリットでしょう。

クラウドPBXの通話料に関しては、以下の記事で詳しく解説しています。

クラウドPBXの通話料を徹底解説！コスト削減の4つの方法も紹介

クラウドPBXを導入するデメリット

次は、クラウドPBXを導入する際のデメリットを2つご紹介します。

デメリット①月額料金などのランニングコストが発生する

クラウドPBXは、月々利用料金が発生します。

「機器設置型クラウドPBX」は、月額料金と通話料＋クラウドPBXの使用料がランニングコストとしてかかります。

一方「フルクラウド型」は、サービスやメーカーによって料金形態が大きく異なりますが、同じく月額で利用料金を支払うシステムに変わりありません。

さらに、オプション機能を追加すると月々の支払額が増えるため、必要な機能を厳選することが大切です。

また、初期費用が安いメーカーの場合、月々の支払が高額になるケースもあります。初期費用とランニングコストを合わせた料金を比較するとよいでしょう。

デメリット②通話環境によっては通話品質が落ちる

クラウドPBXでは、クラウド上で通話やデータを管理しているため、通信環境によって通話品質が落ちる点がデメリットです。

通信状況によっては、途切れたり聞こえづらくなったりする可能性があります。

しかし、通信環境が安定している場所で普段使う分には大きな問題なく、普通の電話をするときと同じように使用可能です。

メーカーによって通話時の音質が安定しないケースや、ノイズが入りやすいといった不都合が生じることもあります。

契約前に、無料トライアルなどのサービスを利用して、通話品質をチェックするとよいでしょう。

クラウドPBXの詳しいメリット・デメリットについては、以下の記事もあわせてご参照ください。

クラウドPBXの7つのメリット・4つのデメリットを解説【初心者向け】

クラウドPBXの導入に必要なもの

次は、クラウドPBXの導入に必要なものをご紹介します。

クラウドPBXは基本的に、インターネット環境や回線を用意したあとは、専用のアプリをスマホやパソコンにインストールするだけで簡単に始められます。

従来のビジネスフォンのように複雑な配線工事が必要ないため、契約後スムーズに導入できるでしょう。

クラウドPBXに必要なものは、以下のとおりです。

また、クラウドPBXを利用するには、サービスを提供しているメーカーとの契約が必要です。

利用するサービスによって必要なものが異なりますので、導入前に契約するメーカーに必要なものを確認するようにしましょう。

クラウドPBXを導入する流れ・手順

では実際に、クラウドPBXを導入する流れと手順を解説します。

正しい手順で進めることで、スムーズに導入できるでしょう。

【事前準備】利用端末を準備する

まずは事前準備として、電話に使用するスマホやパソコンを用意しましょう。

使用する端末は、社員個人のスマホやパソコンでも可能です。

また、もともと使用していたインターネット回線やWi-Fi環境はそのまま使用できることもありますが、利用するサービスによっては使えない可能性があります。

そのため、これから通信環境を準備する場合は、メーカーの申し込み時にどの回線が必要かを確認してからがよいでしょう。

手順①サービス選定・問い合わせ

端末が準備できたら、利用するサービス（メーカー）を選びます。

クラウドPBXのサービスや料金は、提供しているメーカーによって異なります。

メーカーを選ぶ際は、料金やオプション機能の確認だけでなく、サポート体制や導入実績などもチェックしましょう。

また、既存の電話番号を引き継げるかどうかも重要なポイントです。

とくにフルクラウド型ですと、電話番号が引き継げず変更しなくてはいけないケースもあるため、契約前に確認しておくと安心です。

また利用状況や環境によってプランが変わるため、まずは問い合わせして見積もり依頼をしましょう。

その際、導入後の利用方法や予算などを明確にしておくとスムーズです。

手順②申し込みをする

提案されたプランと見積もりに合意したら、正式に申し込み（契約）します。

無料トライアルなどの利用を希望する場合は、その旨を伝えます。

インターネット環境は、この時点で準備しておきましょう。

決定したメーカーにて使用可能な回線を確認して、インターネット回線の契約を済ませます。

契約したメーカーによって、利用までの流れが異なるため、事前にしっかりと確認しておきましょう。

手順③電話番号を選ぶ

契約が完了したら、使用する電話番号を選びます。

番号を引き継がない場合や新規利用の場合は、候補番号を渡されますので、希望の番号を選択しましょう。

いま使用している会社番号をそのまま引き継ぐ場合は、番号ポータビリティ（LNP）が必要です。

番号ポータビリティとは、電話回線の通信事業者を変更しても、電話番号をそのまま利用できるシステムです。

しかし番号ポータビリティを行うには、以下の条件を満たす必要があります。

番号の引き継ぎが可能か否かは、利用するメーカーによって異なるため、事前に確認しておきましょう。

番号の引き継ぎに関しては、以下の記事でも詳しく解説しています。

クラウドPBXで電話番号をそのまま使う方法！番号別に徹底解説

手順④利用開始

メーカーとの契約が完了してインターネット環境が整ったら、クラウドPBXを利用できます。

光回線などを利用するクラウドPBXの場合は、VoIPゲートウェイなどの機器の設置が必要です。

担当者が納品時に訪問して、VoIPゲートウェイの設置や説明を行います。

機器の設置、使用端末での専用アプリのインストールが完了したら、いよいよ利用開始できます。

また、いままでビジネスフォンやPBXを利用していた場合は、機器の処分が必要です。

リース品の場合はリース会社へ返却、購入した場合は、状態がよければ下取りにだして引き取ってもらえることもありますので、状況に応じて処分方法を検討しましょう。

クラウドPBXの導入にかかる費用

クラウドPBXを導入する際は、「初期費用」と「ランニングコスト（運用コスト）」が主にかかります。

そこでここからは、従来のビジネスフォンと比較して、実際にクラウドPBXの導入でかかる費用について解説します。

今回は代表として、クラウドPBXサービスの「OFFICE PHONE」の料金をまとめました。

いままでビジネスフォンやPBXを利用していた方は、大幅なコスト削減が期待できるでしょう。

初期費用

初期費用には、初期設定費用、設置工事費用、機器費用などが含まれます。

従来のビジネスフォンとの比較を、以下の表にまとめました。

	従来のビジネスフォン	OFFICE PHONE
通信設備機器	約30万円～	2万4,800円 ↓ キャンペーン適用で 0円
ビジネスフォン機器 新品10台～	約40万円～
ビジネスフォン機器 中古10台～	約15万円～
携帯電話支給（1名～）	約2万5,000円～

電話する回線分の機器や、大がかりな配線工事が必要ない分、クラウドPBXは初期費用を大幅に抑えられます。

また現在、初期費用が0円になるキャンペーンを実施中ですので、お得にクラウドPBX導入したい方はぜひこの機会をお見逃しなく！

ランニングコスト

ランニングコストには、月額システム利用料金、通話料金、保守料金（必要があれば）などが含まれます。

利用するサービスや、追加するオプション機能によっても異なるため、契約前の見積もり時にしっかりと確認しましょう。

今回は、一般的なクラウドPBXにかかるランニングコストの相場を、以下の表にまとめました。

■利用料金

	従来のビジネスフォン	OFFICE PHONE
月額料金	約5,000円～2万円	3,400円～
ライセンス料金（端末1台あたり）	–	98円～

■通話料金

	従来のビジネスフォン	OFFICE PHONE
固定電話 市内	8.5円／3分	8円／3分
固定電話 市外	20～40円／3分
固定電話 県外	20～80円／3分
携帯電話	20～40円／1分	15.4円／1分
社員の携帯電話	20～40円／1分	0円
拠点間通話 固定電話（県外）	20～80円／3分
拠点間通話 携帯電話（全国）	20～40円／1分

クラウドPBX「OFFICE PHONE」なら、内線化することで通話料を無料にできるため、毎月のコスト削減につながります。

テレワークを実施している会社や外回り営業・海外出張が多い会社、複数拠点を持つ会社などにクラウドPBXはおすすめです。

クラウドPBXの導入事例

現在クラウドPBXの普及率は伸びており、開業時に導入する会社や、従来のビジネスフォンから切り替えをしている会社も多いです。

そこで最後に、クラウドPBXでの導入事例を5つご紹介します。

実際の導入事例をみながら、自社でどのように運用していくかをイメージしてみましょう。

個人事業主の導入事例

まずは、個人事業主の方の導入事例です。

導入前の悩みは、別拠点で事務所の固定電話にかかってきた電話の対応ができないこと、転送代や通話料が高いことでした。

新しいシステムを導入したいが初期費用は抑えたい、外出先でも電話の受発信がしたいとの希望があり、クラウドPBXを導入。

「OFFICE PHONE」を選んだ決め手は、初期費用がかからない点や、電話口で親身に対応してくれた点とのことです。

導入する前は、通話の安定性が心配だったそうですが、実際通話品質に問題はなく、スマホと同じように使用できているとのこと。

さらに、転送代も無料であり、コスト削減にもつながりました。

自由度が上がったことで「出張中での営業のチャンスが増え、確実に業務効率がアップしました！」との高評価をいただいております。

訪問介護サービスの導入事例

2つ目は、訪問介護サービスの現場での導入事例です。

導入前は、スタッフ同士の通話のために法人携帯を使用していましたが、通話料を含めたコストがかさみ、月々の支払いが高額な点が悩みでした。

そこでクラウドPBXを導入して、スタッフ同士の電話を内線化にすることで、法人携帯をなくすことができ、結果としてコスト削減につながりました。

訪問介護や訪問看護の現場などは、スタッフ同士が別々の場所から、電話を受発信する機会が多くなります。

そのためクラウドPBXを導入することで、コスト削減だけでなく、利便性の向上にもつながるでしょう。

不動産事務所の導入事例

3つ目は、不動産事務所での導入事例です。

ご依頼いただいた方は、開業当初1人で仕事をこなしていたため、外出中事務所にかかってきた電話に対応できないことが悩みでした。

「OFFICE PHONE」を導入した決め手は、ネットワークの保守などもまとめてパッケージ化できる点だったそうです。

1社に必要なサービスをすべてまとめることで、管理が楽になると考え「OFFICE PHONE」を導入。

導入後は、どこにいても電話を受けられるようになり、お客様からの電話を逃すことなく対応可能となりました。

さらに、転送費用が削減でき、転送や配線の問題も解決。

通話品質も安定しており、費用面でも非常に満足している、とのうれしいお言葉をいただきました。

弁護士事務所の導入事例

4つ目は、弁護士事務所での導入事例です。

ご依頼のきっかけは、通話録音を外出先でも聞きたいことでした。

従来のビジネスフォンでも通話の録音は不可能ではありませんが、導入時のVPNの設定などが複雑で手間がかかるうえに、費用がかかるのがネックとなっておられたようです。

クラウドPBXだと、通話録音の保存先がクラウド上になるため、外出先でも録音した音声を確認できるようになりご希望がかないました。

さらに、オプション機能追加するだけで利用できたため、月額の支払いのみの出費でおさまり、コスト削減にもつながったそうです。

ホテル・旅館の導入事例

5つ目は、ホテルや旅館での導入事例です。

導入前は、壊れた電話機の修理など、電話システムのメンテナンスに費用がかかってしまうのが悩みでした。

そこで、客室やフロントなどの内線電話のみにクラウドPBXを導入。

ちなみに内線通話のみであれば、VoIPゲートウェイなどの機器は設置不要です。
そのため、メンテナンスが必要なくなり、費用を削減できました。

クラウドPBXの導入事例に関して詳しく知りたい方は、以下の記事もあわせてご覧ください。

クラウドPBXの導入事例5選！課題を解決するおすすめサービスも紹介

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「クラウドPBXの導入を検討しているものの、スムーズに導入できるか心配…」と、不安な方もいらっしゃるかもしれません。

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機器の購入や大がかりな配線工事は必要ありませんので、スムーズな導入が可能です。

無料トライアルをご希望の方は、OFFICE110公式サイトからお気軽にお問い合わせください。

クラウドPBXを導入することで、コストの削減や業務の効率化が期待できます。ぜひこの機会に、導入をご検討ください。

まとめ

クラウドPBXは、場所を問わず離れている社員同士での内線通話が無料で利用できます。

さらに、導入時に機器の購入や大がかりな配線工事が必要ないため、初期費用を抑えて導入が可能です。

結果として、初期費用だけでなく、

といったことも期待できます。

クラウドPBXの利用をご検討の方は、まずはお気軽にOFFICE110へお問い合わせください。